Packa pro útulkáče
jak 3500 registrací ročně přestalo záviset na jednom Excelovém souboru
Buď a nebo. První věta hovoru
Packa pro útulkáče mi zavolala s tím, že jsou na rozcestí. Buď najdou systém, který celou administrativu zvládne za ně, nebo s virtuálními běhy seknou. Žádné cavyky, hned první věta.
Organizace pořádá virtuální běhy pro lidi, kteří chtějí pomoct zvířatům v útulcích - zaregistrujete se, naběháte kilometry, peníze jdou na krmení. Ročně kolem 10 akcí, stovky účastníků na každé z nich. Za vším stojí tři lidi.
A donedávna jeden Excel. Hodně e-mailů. A 12 až 20 hodin ruční práce každý měsíc.
Přišla platba → někdo ji ručně zkontroloval → zkopíroval data → poslal potvrzení. Klidně zároveň řešil e-shop a dárcovské kampaně, to přeteklo.
„Uvnitř organizace jsme si museli otevřeně říct, že dlouhodobé nestíhání není fér vůči našim dárcům ani účastníkům."
Upřímně - málem jsem projekt odmítl. Klient neměl rozpočet, který by takové věci odpovídal. Hodně jsem přemýšlel, jestli se mi do toho chce jít.
Nakonec mě přesvědčil telefon. Sympatický člověk. A myšlenka, která dává smysl na několika úrovních najednou - zvířata v útulcích, podpora pohybu, lidi kteří běhají i se psem, takže pes se nenudí doma. Věděl jsem taky, že z toho bude dobrá případovka.
Ať je jasné, z čeho jsme vycházeli. Tohle byla celá evidence - jeden sdílený Excel, stovky řádků, všechno ručně přepisované.
- •Registrace přes web → ruční kontrola platby
- •Kopírování dat z databáze do Excelu
- •Ruční odesílání potvrzovacích e-mailů
- •Kilometry zadávané e-mailem, ručně přepisované
- •Statistiky a reporty pro útulky ručně v Excelu
- •Čekací doby v řádu dní při větším provozu
- •Platba kartou nebo převodem
systém kontroluje sám - •Potvrzení odchází automaticky, bez prodlevy
- •Vlastní portál pro zadávání kilometrů
- •Live statistiky
km, vybrané peníze, kg krmení - •Automatické reporty pro útulky kdykoli
- •Správa registrací trvá jednotky minut
Dneska to řídí systém. Každá registrace, platba i stav objednávky na jednom místě - organizace se jen dívá.
A dopad je vidět. Kolik se celkem vybralo, kolik kilometrů se naběhalo a kolik krmiva to znamená - číslo, které dřív nikdo neměl po ruce.
Nechtěl jsem to zbytečně komplikovat. Ani zbytečně zjednodušit
Mohl jsem zapojit Eventbrite nebo Google Forms se Stripe. Nechtěl jsem. Projekt stojí na Headless WordPressu a WordPress tohle umí - nemělo smysl přidávat závislost na třetích stranách a dalšího dodavatele do systému, který klient zná a ve kterém se pohybuje.
Klient přišel s jasným záměrem - automatizovat co jde. Registrace, platby, potvrzení. Já jsem si říkal: proč se zastavit tady. Uzavírání akcí, resety statistik, reporty pro útulky - to se taky dá udělat bez ruční práce.
Vzal jsem klientovu představu a dotáhl ji o úroveň dál. Místo 80 % to bylo 99 %.
Klient to nakonec ocenil víc než cokoliv jiného.
01
Registrace a platby
Online registrace na eventy, přiřazování startovních čísel, platby kartou i převodem. Automatická kontrola platby, automatické potvrzení. Automatické uzavírání registrací.
02
Portál účastníka
Každý běžec má vlastní přístup, kde průběžně zadává naběhané kilometry. Automaticky se promítají do live statistik eventu - celkový počet km, vybrané peníze, kg krmení.
03
Admin a reporting
Přehled registrací per event i per účastník. TOP tabulky. Automatické reporty pro útulky dostupné kdykoli.
Systém byl navržený tak, aby organizace zvládla i 50 akcí ročně a tisíce registrací
a celý provoz i nadále zvládali 1-2 lidi.
Třetí akce za sebou. Nulové problémy
Packa pro útulkáče spustila na novém systému třetí akci v řadě. Bez chyb v registracích. Bez problémů se zadáváním kilometrů. Bez dohledávání.
Přiznám se - klient v průběhu projektu trochu pochyboval, jestli to opravdu bude fungovat. Neřekl mi to přímo, ale bylo to cítit. Dneska jsme mluvili. Říkal, že to je bezva a znovu potvrdil, kolik mu to šetří času, nervů a zbytečné komunikace na téma „nepřišel mi e-mail."
Z 12-20 hodin měsíčně jsou minuty. Nevím přesně, co teď s tím ušetřeným časem dělají. Ale předpokládám, že mají volný víkend.
~99%
Méně ruční administrativy
Z 12-20 hodin měsíčně na jednotky minut. Platby, potvrzení, reporty
vše automaticky.
0 dní
Čekání na potvrzení
Účastníci dostávají potvrzení okamžitě. Konec situace, kdy platba čekala na volné odpoledne.
Live
Statistiky v reálném čase
Kolik km se naběhalo, kolik peněz se vybralo, kolik kg krmení to představuje. Kdykoli, bez přepočítávání.
3 akce
Bez jediného incidentu
Tři eventy za sebou. Nulové chyby v registracích, nulové výpadky, nulové ruční opravy.
1-4
E-mailů týdně místo ~100
Schránka, která dřív přetékala stovkou e-mailů týdně, je dnes skoro prázdná. Potvrzení i běžné dotazy řeší systém sám.
Běží samo
Připomínka, aby se vůbec podíval
Systém jede tak samostatně, že si klient dává do telefonu připomínku, aby se na něj vůbec podíval. Ručně jen založí novou akci (práce na půl minuty) a zkontroluje platby převodem - sotva 1 % objednávek. Zbytek běží úplně bez něj.
"Spolupráce byla od začátku rychlá, věcná a bez zbytečných průtahů. Oceňujeme vlastní iniciativu, ochotu a schopnost okamžitě pochopit naše potřeby."
Packa pro útulkáče
Rozpoznáváte se?
Tohle není charitativní příběh. Je to vzorec
Dva tři lidi, stovky nebo tisíce transakcí, jeden Excel a přesvědčení, že „nám to zatím stačí." Stačí to - do vánoční špičky, do dovolené, do chvíle kdy jeden člověk onemocní. Pokud máte podobný proces - data z jednoho místa na druhé - rád se podívám, co s tím jde dělat.
Napište si o konzultaci